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（本指引于 2025年12月30日上海市律师协会业务研究指导委员会通讯表决通过，试行一年。试行期间如有任何修改建议，请点击此处反馈）
第一章 总则
第一条（目的与依据）
为指导本市律师事务所规范民事案件（包括民事诉讼案件、劳动仲裁案件、商事仲裁案件法律事务，下同）的纸质档案立卷归档工作，确保案卷材料的齐全、完整、规范、安全，提高档案管理水平，便于案件查阅与工作总结，根据《中华人民共和国档案法》、司法部《律师业务档案立卷归档办法》等有关规定，结合本市律师执业实际，制定本指引。
第二条（适用范围）
本指引适用于上海市各律师事务所及其承办律师办结民事案件后进行的案卷材料整理立卷操作。
第三条（立卷归档原则）
民事案件纸质立卷归档应遵循下列原则：
（一）一案一卷、一卷一号原则（常年法律顾问等特殊业务可按年度或专项立卷）；
（二）材料齐全、分类清晰；
（三）手续规范、责任明确；
（四）安全保密、及时归档；
（五）分类归档、突出重点。
第四条（归档责任）
案件承办律师是案卷归档的第一责任人，负责案卷材料的收集、整理、立卷。
律师事务所应指定专门人员（以下简称“档案管理人员”）或设立专门岗位负责归档案卷的审核、接收、登记、保管和借阅管理。
第二章 归档准备与时间节点
第五条（归档启动）
案件具有下列情形之一的，视为办结，承办律师应启动归档程序：
（一）民事诉讼/仲裁案件收到终审裁判文书（判决书、裁定书、调解书）且已生效；
（二）民事诉讼/仲裁案件收到一审裁判文书；
（三）民事诉讼/仲裁案件收到仲裁裁决书或调解书；
（四）执行案件收到执行结案通知书、终结本次执行裁定书或执行完毕证明；
（五）民事诉讼/仲裁案件当事人达成和解协议并履行完毕，或案件以撤诉、发回重审（律师事务所不再代理）等方式终结；
（六）其他民事诉讼委托事项办结，或委托合同解除、终止。
第六条（归档期限）
承办律师应自案件办结之日起三个月内完成案卷材料的整理、装订及相应《办案小结》的填写，并提交律师事务所档案管理人员审核。律师事务所可根据自身情况规定更短的期限。特殊情况不能按期完成的，承办律师应书面说明理由并报律师事务所相关负责人批准。
第三章 案卷材料整理与分类排序
第七条（材料筛选与处理）
归档前，承办律师应对案卷材料进行筛选，剔除与案件无关的、重复多余的、价值不大的草稿、内部讨论稿（定稿除外）等材料。
所有归档材料应为原件或经核对无误的复印件。对于易损、字迹褪色的材料，应进行复制，复制件附于原件之后。
所有材料均应去除金属装订物（如订书钉、回形针），保持纸面平整。小张票据、便签等应粘贴于A4白纸上。大于A4纸的材料应按A4幅面折叠整齐。
第八条（民事诉讼/仲裁案件卷内材料排列顺序）
民事诉讼及仲裁案件的卷内材料一般按下列顺序排列（各律师事务所可根据实际情况在本指引基础上细化）：
（一）案卷封面；
（二）卷内文件目录；
（三）委托材料：
1. 聘请律师合同（或委托代理协议）；
2. 收费收据复印件（或发票复印件）；
3. 委托书（或指定书，如法律援助）；
4. 风险告知书（如有）；
（四）授权与主体材料：
5. 授权委托书（各阶段）；
6. 我方当事人身份证明材料（如身份证复印件、营业执照复印件、法定代表人身份证明书、法定代表人身份证复印件等）；
7. 对方当事人身份证明材料（如有）；
（五）我方提交材料（按时间顺序或逻辑顺序）：
8. 起诉状/仲裁申请书/上诉状/再审申请书/执行申请书等；
9. 证据目录及全套证据材料（含证据保全、调查取证材料）；
10. 代理词意见（仲裁）；
11. 各类申请书（如财产保全、管辖权异议、延期举证等）；
12. 其他提交给裁判机关的材料；
（六）对方提交材料（按时间顺序或逻辑顺序）：
13. 答辩状/反诉状/上诉状等；
14. 证据目录及全套证据材料；
15. 代理词/辩护意见（仲裁）；
16. 其他提交给裁判机关的材料；
（七）程序文书（按时间顺序）：
17. 案件受理通知书/应诉通知书/法院出庭通知书/组庭通知书；
18. 传票/举证通知书；
19. 缴费通知书/诉讼费（仲裁费）票据复印件；
20. 保全裁定书/保全结果通知书/管辖权异议裁定书等非终局性裁定；
21. 庭审笔录/谈话笔录（法院/仲裁委组织）；
22. 送达回证；
23. 其他程序性文书；
（八）办案辅助材料：
24. 案件讨论记录；
25. 与当事人、法官、仲裁员的重要沟通记录（摘要）；
26. 法律检索报告、案例分析报告；
27. 其他有价值的办案手记、图表等；
（九）裁判文书：
（十）办案小结（诉讼类）；
（十一）案卷封底。
第九条（材料页码编写）
卷内材料（不含案卷封面、卷内文件目录、封底）应统一在每页材料的右上角（双面有内容的材料，背面在左上角）编写连续页码。空白页不编页码。建议使用打号机或黑色签字笔清晰标注。
第十条（卷内文件目录编制）
承办律师应根据整理好的材料顺序及页码，认真填写《卷内文件目录》（参见附件一：卷内文件目录样式）。目录内容包括：序号、文件名称、文件形成日期、页号、备注。目录应准确反映卷内材料的实际情况。
第四章 卷宗装订与封装规范
第十一条（案卷封面填写）
案卷封面（参见附件二：案卷封面样式）应使用黑色签字笔或打印方式清晰、准确、完整填写以下内容：
（一）案卷号（由律师事务所档案管理人员按其内部规则统一编号）；
（二）案件名称/委托事项（诉讼/仲裁类：当事人A 与 当事人B + 案由 + 诉讼/仲裁阶段；非诉讼类：委托人 + 委托事项名称，如XX公司股权收购专项法律服务）；
（三）委托人；
（四）对方当事人（诉讼/仲裁类填写，非诉讼类可不填或填主要关系方）；
（五）承办律师/实习律师；
（六）收案日期（委托合同签订日期）；
（七）结案日期（本指引第五条规定的办结日期）；
（八）立卷人；
（九）立卷日期；
（十）保管期限（由律师事务所档案管理人员根据规定填写）。
第十二条（装订要求）
案卷材料（含封面、目录、正文、封底）整理整齐后，使用棉线绳或标准装订机进行装订。装订应牢固、整齐、美观，不压字、不损坏文件。
卷宗厚度一般以不超过3厘米为宜，超过部分应分册装订，分册卷封面标注“（一）”、“（二）”等。
第十三条（封装与贴签）
装订好的案卷应装入律师事务所统一的档案袋或档案盒中。
档案袋/盒封面应粘贴标签，标签内容至少包括：案卷号、案件名称/委托事项、承办律师、立卷日期。
若使用信封袋，开口处建议用胶水封实。
第五章 案卷编号与归档登记
第十四条（案卷编号规则）
律师事务所应建立统一的案卷编号规则。建议编号包含年份、案件类别、承办律师识别信息及流水号等要素，以方便检索。例如：“[年份] + 案件类别代码 + [律所字号] + [流水号]”。案件类别代码可参考：民诉（MS）、劳仲（LZ）、商仲（SZ）等。
对于群体性案件或代表人诉讼案件，可设立一个总卷号，并在其下为每个独立委托人或特定事项设立分卷号。
第十五条（办案小结填写）
承办律师应根据案件类型，认真填写《办案小结（诉讼类）》（参见附件三：办案小结（诉讼类）样式）。内容应真实、准确、完整地反映案件或委托事项的办理情况，包括但不限于：当事人/委托人信息、案由/委托事项、收案日期、主要工作过程及采取的措施、处理结果、律师办案体会、费用结算情况、退还当事人材料清单、需特别说明事项等。
《办案小结》经律师事务所相关负责人审阅签字确认后，随案卷一并归档。
第十六条（归档登记）
律师事务所档案管理人员在接收案卷时，应检查案卷是否符合本指引及律师事务所内部规定要求。合格的案卷，档案管理人员应当予以登记，内容包括：案卷号、收案日期、案件名称/委托事项、委托人、对方当事人（如有）、承办律师、立卷人、归档日期、保管期限、存放位置等。承办律师与档案管理人员应办理移交手续。
第六章 特殊案件归档处理
第十七条（委托终止或中途解除的案件）
因委托终止、解除或律师变更等原因未完成全部代理工作的案件，承办律师仍应将已形成的案卷材料参照本指引进行整理归档。应在相应《办案小结》的“备注”或“办案体会”中详细说明终止、解除或变更的原因及材料交接情况。委托人要求终止委托的书面材料或承办律师对终止委托原因的记录应一并归档。
第十八条（群体性/代表人诉讼案件归档）
群体性诉讼或代表人诉讼案件，如委托人数众多或案情复杂，律师事务所可指导承办律师采用主卷与副卷（分卷）相结合的方式归档：
（一）主卷：包含所有当事人共同的程序性文件、共性证据、裁判文书、整体办案总结等。
（二）副卷（分卷）：针对每个或每组有特殊情况的当事人，单独整理其特有的委托材料、证据材料、沟通记录等。副卷封面应注明与主卷的关联及本副卷的特定识别信息。
主卷与副卷应统一编号，并在《卷内文件目录》和《办案小结》中清晰反映其层级关系。
第七章 案卷保管
第十九条（案卷保管）
归档案卷由律师事务所档案管理人员在其档案室或指定场所集中统一保管。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风、避光，并采取防火、防盗、防虫、防潮等措施。
第二十条（保管期限）
民事案件纸质档案的保管期限一般建议为长期（15年以上）或永久。各律师事务所可根据案件性质、重要程度等因素，参照国家及行业相关规定确定具体保管期限，并在案卷封面及《纸质案卷归档登记簿》中注明。
第二十一条（保密义务）
所有接触案卷材料的人员，均负有保密义务，不得泄露案卷中涉及的国家秘密、商业秘密和当事人隐私。
第八章 附则
第二十二条（参照执行）
本市律师事务所可根据本指引，结合自身实际情况，制定更为具体的内部档案管理实施细则。
第二十三条
本指引由上海市律师协会民事专业委员会负责起草，并非强制性或规范性规定，仅供律师在实际业务中参考。
附件列表（样式）：
附件一：《卷内文件目录》样式
附件二：《案卷封面》样式
附件三：《办案小结（诉讼类）》样式
执笔人：
江骋骏 上海君澜律师事务所