（本指引于 2025年12月30日上海市律师协会业务研究指导委员会通讯表决通过，试行一年。试行期间如有任何修改建议，请点击此处反馈）

目录

第一章 总则

第二章 公司证照的法律定义

第一节 公司证照

第二节 公司证照范围

第三节 占用公司证照的情形

第三章 公司证照返还的争议解决

第一节 主体审查

第二节 管辖权审查

第三节 证照返还请求的时效审查

第四节 证照返还纠纷的证据审查

第五节 常见争议与诉讼建议

第四章 公司证照管理非诉实务

第一节 公司证照管理

第二节 证照遗失

第三节 证照被占用

第四节 人章分离

第五章 附则

附件：证照合规管理参考范本

 

 

 

 

律师办理公司证照返还纠纷业务操作指引

第一章 总则

第一条 【指引目的与依据】为规范律师办理公司证照返还纠纷相关业务，发挥律师在前述法律服务中的作用，现根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）等相关法律法规，特制定本指引。

第二条 【适用范围与内容】本指引主要从公司证照的法律定义、证照返还纠纷的非诉实务、争议解决及证照合规管理等方面，为上海律师承办公司证照返还纠纷相关业务提供一般性操作指引与工作要点提示。

第二章 公司证照的法律定义

第一节 公司证照

第三条 【证照法律定义】《公司法》所指的公司证照，是指可以对外代表公司法人意志、或公司正常生产经营过程中所必不可少的执照、印章、许可证书、财务账簿和其他权属证明等物品和资料。

公司证照是特殊的公司财产，不仅是公司合法设立和存续的基础，更是公司开展经营活动、对外发生法律关系的重要载体和身份象征。公司证照法律属性兼具物权（财产）与公司进行意思表示工具的双重特征，既属于公司法人财产权的保护对象，又是公司行为能力的外部表征。

第四条 【证照特殊性】公司证照虽然是公司所有的物权财产，但基于其特殊性，应明显区别于公司所有的一般性财产。在股东、实际控制人、董事等人之间争夺公司控制权时，公司证照往往成为各方争夺的首要目标，因其直接关系到公司经营决策权的行使、对外缔约的能力以及财务控制权。

第五条 【证照保管安排】公司证照作为对外代表公司意志的重要证明，通常会根据股东会、公司实际控制人、控股股东或董事会的安排，由特定的自然人或内部机关进行保管。

【律师工作提示】公司证照返还纠纷，本质属于一种特殊的侵权纠纷，这种特殊性在于财产的特殊性。律师在处理证照返还纠纷，应注意区别与一般物的返还纠纷的适用范围。尤其需注意，证照返还请求权的行使，不仅涉及物权法上的返还原物请求权，更与公司治理结构、内部授权机制、表见代理制度等公司法原理紧密相连。

第二节 公司证照范围

第六条 【证照范畴判断标准】关于公司证照返还纠纷中证照范畴的认定，其判断标准主要有以下两点：

（一）标的物的占用人是否与公司运营、管理有直接的利害关系；

（二）标的物本身是否直接涉及公司经营管理的重大利益。

【律师工作提示】作为承担返还证照义务的对象，其身份通常与公司内部治理具有关联性，而证照本身则聚焦于标的物对于公司存续与运营的核心价值。

第七条 【证照主要类别】公司证照作为公司法人的重要财产，主要包括两大类：一类是公司法人资格和特定经营资质的直接体现，主要指有关公司法人主体资格的证明文件或批准文件，如营业执照、开户许可证、公章、财务章等；另一类是与控制公司核心资产和重大经营活动有关的特定财产资料，如各类业务合同、劳动合同、不动产权证及财务账册等。

第八条 【常见证照类型】公司证照包括但不限于以下几种常见的类型：

（一） 公司营业执照、税务登记证、银行开户许可证、银行U盾及密码、财务会计账簿及原始凭证、记账凭证，及公章、财务章、合同专用章、法定代表人印章等；

（二） 股东名册、章程、股东会决议等；

（三） 各类经济合同、业务合同及劳动合同等；

（四） 与生产、经营有关的土地使用权证、竣工资料等重要文件、资料。

是否属于公司证照的范围，取决于财产的唯一性和不可替代性。对于已经作废、失效的公司证照，是否仍有诉的利益，通说认为虽然证照已经失效，但不知情的外部善意第三人仍有可能基于作废、失效的证照而作出意思表示，故公司也有权要求返还。此外，某些具有历史价值或特定用途的作废证照（如特定时期的特许经营许可证），其本身可能仍具备档案价值或特定法律意义，公司基于管理需要亦可主张返还。

第三节  占用公司证照的情形

第九条 【占用定义】占用公司证照是指违背公司意志或无法定职权和授权的自然人、内部机构不当持有公司证照的行为。

第十条 【公司意志判断依据】是否有权占有公司证照物品，应根据公司意志来进行判定，不能仅以公司股东或董事等内部人员之间的约定作为依据。判断公司意志的依据，应结合以下情形综合判断：

（一）公司章程的约定；

（二）公司法定代表人的意志；

（三）股东会决议或董事会决议的授权；

（四）其他因执行职务等而临时授权的情形。

第十一条 【法定代表人保管】公司是持有公司证照的直接权利人，法定代表人并非公司证照的当然保管人。在公司没有对公司证照保管形成约定或授权的情况下，依法登记的法定代表人是公司证照的法定保管人。

第十二条 【授权与取消】通过公司股东会决议或内部文件等形式授权股东、董事、高级管理人员持有公司证照的，如取消证照保管授权，仍需通过同等或更高效力的决议或内部文件来实现，例如通过股东会决议取代在先内部文件的授权。

第十三条 【股东持有权限】公司股东并不是当然的公司证照的持有人，需要根据公司意志来判定该公司股东是否有权持有公司证照。

第十四条 【股权转让后证照返还】因股权转让导致公司运营管理发生变化，受让股东是否有权要求出让股东返还公司证照的，应基于股权转让协议的约定，或基于股权转让后的公司变更登记信息来确定公司证照的合法占有人。权利请求主体应当是公司。

第十五条 【外部人员返还纠纷】针对公司外部无关的人员提起返还纠纷，属于物的返还纠纷，而非公司证照返还纠纷。此类纠纷主要适用《中华人民共和国民法典》（以下简称《民法典》）关于物权保护的规定，其法律关系相对单纯，不涉及公司内部治理和授权等复杂因素。律师在代理时应准确区分案由，选择正确的法律路径。

第三章 公司证照返还的争议解决

第一节  主体审查

第十六条 【适格原告】公司作为证照所有权人，是公司证照返还纠纷的原告，代理律师可以通过以下材料确认公司的适格原告资格：

（一）最新营业执照，核对有效期，有无注销状态；

（二）公司章程，核实法定代表人；

（三）工商登记信息，核验法定代表人、股东、高管等登记事项是否与实际一致。

公司营业执照吊销未注销的，公司仍具有适格的原告资格。

第十七条 【特殊情形下的适格原告】

公司法定代表人已变更但未完成交接，在法定代表人与公章分离的情况下，法定代表人可代表公司签署起诉材料，提起公司证照返还诉讼。但需提交有效的股东会决议或董事会决议，证明新法定代表人任职合法，系代表公司意志。

【律师工作提示】在此类特殊情形下，建议律师重点审查公司意志的代表机制是否清晰、有效，并准备充分的证明文件，以应对起诉主体资格的审查。

第十八条 【股东代表公司提起诉讼】

当公司不提起证照返还诉讼时，符合以下条件之一的，有限责任公司的股东、股份有限公司连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东可代表公司提起诉讼：

（一）股东已向公司监事或监事会、董事会书面请求提起诉讼，且公司拒绝或在 30 日内未提起诉讼的；

（二）属于“紧急情况”，若不立即起诉将导致公司利益无法弥补的。

【律师工作提示】需特别注意前置程序的履行细节和申请文件，确保请求对象正确、请求内容明确、送达方式可追溯，并妥善保留所有履行程序的证据。有限责任公司的股东、股份有限公司连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东也可依据公司法规定，就公司全资子公司的证照返还事项提起股东代表诉讼。

第十九条 【原法定代表人作为被告】要求原法定代表人返还公司证照，需核查以下材料：

（一）工商登记变更记录，证明法定代表人已变更；

（二）原法定代表人曾保管证照的证据，如交接清单、用印记录；

（三）公司要求返还的书面通知，如函件、聊天记录；

（四）原法定代表人拒绝返还的证据。

【律师工作提示】重点审查原法定代表人职务终止与证照移交义务之间的关联性，以及公司要求返还的意思表示是否清晰、有效。

第二十条 【原股东作为被告】要求原股东返还公司证照，需核查以下材料：

（一）股权转让协议，确认股权已转让及负有证照移交义务；

（二）工商股权变更登记记录；

（三）原股东无继续持有证照的授权文件，如公司章程、股东会决议中无相关授权。

【律师工作提示】股权转让完成后，原股东继续占有证照通常缺乏合法依据，但需审查股权转让协议中是否有关于证照移交的特别约定。

第二十一条 【董事、监事、高级管理人员作为被告】要求董事、监事、高级管理人员返还公司证照，需核查以下材料：

（一）职务任免文件，证明被告已被免职或职务到期；

（二）公司内部授权文件，确认其原持有证照的权限已终止；

（三）被告拒不移交的证据，如离职交接表无证照移交记录、书面拒绝函。

【律师工作提示】审查职务关系终止与证照保管权限终止的同步性，以及公司内部授权文件的明确性与有效性。

第二十二条 【公司员工作为被告】要求公司员返还证照，需核查以下材料：

（一）劳动合同，确认合同中约定的证照保管义务；

（二）岗位说明书，明确证照保管职责；

（三）离职证明，证明员工已离职；

（四）员工未移交证照的证据，如未填写的《证照交接单》、公司催告记录。

【律师工作提示】注意证照保管义务是否属于其岗位职责范围，以及离职交接程序的履行情况。

第二十三条 【利害关系人作为被告】要求关联方、合作方或实际出资人等利害关系人返还证照，需核查以下材料：

（一）被告与公司的关联或合作协议，确认其持有证照的依据及期限；

（二）协议终止或期限届满的证明；

（三）公司要求返还的通知及被告拒绝的证据。

【律师工作提示】审查其持有证照的合同或授权基础是否已丧失，以及公司要求返还的程序是否完备。

第二十四条 【适格主体审查要点】主体审查是诉讼策略的起点，律师应秉持审慎原则，全面收集、核实主体资格证据，为后续诉讼程序奠定坚实基础。

（一）主体审查需“先内后外”，优先确认公司内部意志，如股东会、董事会决议，再审查外部登记信息，避免因公司内部争议导致原告主体资格存疑；

（二）若公司内部对起诉主体存在分歧，如部分股东反对起诉，需协助公司向有管辖权的人民法院出具起诉合法性说明，明确起诉行为符合公司章程及法律规定。

【律师工作提示】

1. 明确证照返还纠纷中的适格原告与被告，确保诉讼主体资格合法，避免因主体不适格导致诉讼被驳回或程序延误。主体审查是启动诉讼程序的基础环节，直接关系到案件能否被法院受理及后续实体审理的顺利进行。

2. 应注意核实公司主体资格的连续性与合法性，避免因公司状态异常（如被吊销、进入清算或破产程序）影响起诉资格。

第二节  管辖权审查

第二十五条 【公司住所地法院管辖】

《民事案件案由规定》中“公司证照返还纠纷”列入“与公司有关的纠纷”，证照返还纠纷可由公司住所地法院管辖。

【律师工作提示】当公司实际经营地与登记住所地不一致的，需提交实际经营地证明，如租赁合同、水电费缴纳记录；需注意，若公司登记住所地与实际经营地不一致，且被告提出管辖异议，法院通常以登记住所地为准，除非有证据证明登记住所地无实际经营活动。

第二十六条 【侵权行为地法院管辖】

证照返还纠纷本质为侵权纠纷，也可由侵权行为地（侵权行为实施地、侵权结果发生地）法院管辖。

【律师工作提示】侵权行为地管辖为公司证照返还纠纷提供了补充性的管辖选择，律师可根据案件具体情况灵活运用。

1. 侵权行为实施地证据，如被告在某地使用证照签订合同，该地为实施地，需提交相关合同等材料；

2. 侵权结果发生地证据，如公司住所地因无法使用证照导致经营受阻，住所地为结果地，需提交公司经营受阻的相关证明，如业务停滞记录。

第二十七条 【被告住所地法院管辖】

按照侵权纠纷的管辖规定，证照返还纠纷也可由被告住所地法院管辖。

【律师工作提示】被告住所地管辖是民事诉讼的一般原则，在公司证照返还纠纷中亦可适用，但需注意与公司住所地管辖的协调。

第二十八条 【管辖选择策略】

优先选择公司住所地法院。若侵权行为地有直接证据，如证照被用于违规经营的证据在侵权行为地获取，可选择侵权行为地法院，便于证据调取。

【律师工作提示】管辖选择应综合考虑法院专业程度、证据调取便利、诉讼成本等因素，制定最优管辖策略。

第三节 证照返还请求的时效审查

第二十九条 【审查目标】

证照返还请求是否受诉讼时效限制，实务中有不同观点。

第一种观点，证照作为公司物权（动产），返还请求权不适用诉讼时效；即不动产物权和登记的动产物权的权利人请求返还财产，不适用诉讼时效。第二种观点，认为适用一般诉讼时效的规定。

如适用诉讼时效，起算点为“公司知道或应当知道证照被占用且权利受损之日”起算，还是证照被占用状态一直持续、时效一直未起算，也存在不同观点。

【律师工作提示】证照处于不当占用状态情形，公司或有权代表公司提起诉讼的主体在知道或应当知道的三年内，应发送催告函并留存证据，避免被认定“公司怠于行使权利”。

第四节  证照返还纠纷的证据审查

第三十条 【举证目标】

证照返还纠纷的举证，需要求原告证据链完整，证明“被告实际占有” 及 “被告无权占有”。

第三十一条 【被告实际占有的证据】原告证明被告实际占有证照的直接证据如下：

（一）持有/交接证明：如被告签字的《证照保管确认单》《证照交接清单》，清单中证照名称与诉请返还的证照一致；

（二）自认证据：微信/短信中承认占有等；

（三）使用证据：如被告用诉争证照签订合同和加盖印章的其他资料；

（四）身份与职责关联：如被告曾任财务总监、被告为原法定代表人，且无证据证明证照已移交；

（五）经营行为关联：如被告在任职期间代表公司办理工商变更、税务申报，以证明其持有营业执照、公章；

（六）证人证言：如原公司行政人员、财务人员出庭作证（需提前准备证人出庭申请书，证人需陈述直接感知的事实，如“曾看到被告保管公章”）；

（七）其他可以推定被告持有证照的。

第三十二条 【被告无权占有的证据】原告证明被告无权占有证照（无权利基础）的证据及审查要求如下：

（一）授权终止证据：如股东会决议免除被告职务、公司章程修改记录、授权书到期证明等；

（二）主体变更证据：法定代表人变更登记记录、股权转让工商登记记录、新保管人任职文件；

（二）主体变更证据：法定代表人变更登记记录、股权转让工商登记记录、新保管人任职文件。

第三十三条 【被告反驳占有证据】被告反驳“占有”的证据及审查要求如下：

（一）已移交证据：如《证照交接单》、公司出具的《证照接收确认书》，需核对签字主体是否为公司合法授权人员；

（二）证照遗失证据：如公安机关关于证照占有的《受案回执》、公告的遗失声明、发证机关的挂失记录，需证明证照确已脱离被告控制；

（三）“他人占有证据”：如第三人出具的《证照保管证明》、第三人使用证照的证据，需证明第三人占有与被告无关。

第三十四条 【被告反驳无权占有】被告反驳“无权占有”的证据及审查要求如下：

（一）“仍有权占有证据”：如公司章程载明被告（如股东）有权保管证照、股东会决议仍授权被告持有、未到期的《证照授权使用书》；

（二）“返还条件未成就证据”：如股权转让协议约定 “支付全部股权转让款后移交证照”，需提交协议及原告未付款的证据；

（三）“紧急保管事由证据”：如公司面临破产、被吊销，被告为保护公司利益临时保管证照。

第五节 常见争议与诉讼建议

第三十五条 【证照遗失或损毁】

（一）核查证照状态。向发证机关（如市场监管局、公安局）查询证照是否已被挂失、补办，获取《证照挂失记录》《补办受理通知书》；

（二）可补办证照。如营业执照、公章及时补办；

（三）不可补办证照。如特殊行业许可证原件、历史档案类证照登报或其他公开方式作出声明，并向发证机关报备。

第三十六条 【治理权利抗辩的应对】

针对被告以“治理争议”对抗，拒绝返还证照，原告需区分不同情形作出应对：

（一）若争议已通过股东会 / 董事会决议解决的，如决议明确证照移交主体，则可提交决议文件证明内部争议已终结，被告无理由继续占有。同时应注意区分正当治理争议与恶意占用；

（二）恶意占用的，收集被告利用内部争议损害公司利益的证据，主张其行为超出正当争议的范围，需立即返还并赔偿损失；

（三）若内部争议已提起另案，需证明证照返还与该争议无关。

【律师工作提示】

1. 避免陷入内部争议泥潭，需明确证照返还是物权请求权，不受内部治理争议影响。

2. 若内部争议未解决，可申请法院 “先行判决返还”，避免因内部争议拖延证照返还。

第四章 公司证照管理非诉实务

第一节 公司证照管理

第三十七条 【公司法人意志载体】公司是企业法人，是法律拟制的“人”，不具备自然人的生理机能，必须通过公司的法定代表人或者被授权人员来具体实现公司的民事法律行为能力。公司证照作为公司法人意志的载体和经营资格的表征，其管理与使用直接关系到公司行为的合法性与有效性。

公司作为企业法人，依据《公司法》第三条规定，享有独立法人财产权，证照属于公司合法财产。证照返还纠纷的核心法律关系为：公司作为证照权利人，根据《民法典》第二百三十五条规定，对无权占有人（包括但不限于离职员工、原法定代表人、任期届满未移交人员、股东纠纷中占用人）享有返还原物请求权；因占用造成损害的，公司可依据《民法典》第一千一百六十五条主张侵权责任。律师在提供非诉服务时，应首先协助公司明确其财产权主体地位，梳理证照权属关系，为后续的返还请求或责任追究奠定法律基础。

第三十八条 【法定代表人保管职责】根据《民法典》第六十一条规定，依照法律或者法人章程的规定，代表法人从事民事活动的负责人为法人的法定代表人。根据《公司法》第十条，公司章程规定的、代表公司执行公司事务的董事或者经理，并经依法登记的，是公司法定代表人，其对证照的占有、使用、保管系履行法定职务行为。法定代表人是公司证照的法定保管人和首要责任人，其保管行为具有概括授权属性，除非公司章程或有效决议对此作出明确限制或另行授权。

经公司任命且依法登记的分公司的负责人，是分公司印章证照的法定保管人。分公司虽非独立法人，但其负责人对分公司证照的保管职责同样源于公司的授权与登记，其保管行为产生的法律后果由公司承担。

第三十九条 【授权人员范围与要求】除法定代表人外，根据公司的授权，下列人员可以持有公司的印章证照，授权范围应包含具体证照类型、使用期限、权限边界（如用印次数、文件类型），避免概括性授权：

（一）未担任公司法定代表人的董事、经理；

（二）未担任公司董事、经理的股东；

（三）履行公司财务职责、行政管理职责的员工；

（四）其他获得公司明确授权的人员；

律师应提示公司，授权必须具体、明确，以书面形式作出，并载明授权范围、期限及责任条款。对于关键证照（如公章、财务章、营业执照正副本）的授权，建议通过股东会或董事会决议形式确认，以增强授权的权威性和证明力。

第四十条 【证照合规管理制度内容】律师在公司治理中，可以指导公司制定证照合规管理制度，内容可以包含但不限于：

（一）证照清单：明确实体证照（如营业执照正副本）与电子证照（如电子签章）的具体范围，建立证照台账，记录证照名称、编号、发证机关、有效期、保管人等核心信息；

（二）保管责任：按“谁保管、谁负责”原则，列明各层级保管人的姓名、岗位、联系方式，明确保管人的具体职责与安全保管义务；

（三）使用流程：设置“申请-审批-用印/用证-登记”闭环流程，用印需登记文件名称、用印时间、审批人、使用人等，确保全程可追溯；

（四）外借规范：除办理公司事项外，禁止公司证照外借，办理公司事项需外借证照的，应当建立审批、归还期限等的外借制度，明确外借期间的保管责任与风险承担；

（五）交接程序：岗位变动时应当填写《证照交接确认单》，由监交人（如HR负责人）签字确认，确保交接过程清晰、责任明确；

（六）责任追究：明确越权使用、遗失、拒不移交等行为的内部处罚（如降薪、解除劳动合同）及外部追责路径，形成有效的约束机制。

第四十一条 【证照动态管理要求】 律师可以指导公司建立证照动态管理要求：

（一）定期检查：如按月或按季度由合规部门联合审计部门核查证照保管情况，重点核对证照使用登记与实际使用证照的一致性，及时发现并纠正违规行为；

（二）动态调整：当法定代表人变更、分公司撤销、关键岗位人员离职时，应尽快更新相应的证照保管文件，重新明确保管责任人，必要时立即启动证照移交程序；

（三）电子留痕：建议对电子证照使用实行“数字水印+操作日志”双轨记录，确保可追溯至具体操作人，防范电子证照被复制或滥用的风险。

第四十二条 【制度完善与风险防控】根据公司治理架构、董事高管和其他人员变动对证照保管制度进行修改和完善，并将证照管理制度纳入公司规章制度管理体系以防控风险。律师应协助公司定期评估制度的适用性与有效性，结合业务发展、法律法规变化及司法实践，及时更新管理要求。

第四十三条 【表见代理风险提示】依法或者依授权保管和使用公司证照的，其法律后果由公司承担。律师需提示公司，即使保管人或使用人存在越权或滥用行为，只要相对方为善意且符合表见代理构成要件，公司仍可能对外承担法律责任。

第四十四条 【律师防范风险】律师接受委托处理公司证照管理工作时，应提醒公司注意防范如下风险：

（一）明确证照使用的授权边界和交接程序，避免概括性授权或责任不清，导致证照管理失控；

（二）根据公司股权结构，可以通过股东会决议明确约定公司证照的保管方式，避免股东间的“夺章大战”；

（三）基于章程修改有法定程序要求，一般不建议在公司章程中约定证照保管方式，以免因修改困难导致管理僵化；但公司股东强烈要求的除外。

（四）公司授权公司员工借用证照办理公司事项时，遵循“谁授权、谁负责”和“谁使用、谁负责”的原则，强化授权人与使用人的责任意识。

第二节  证照遗失

第四十五条 【证照遗失紧急措施】公章遗失或疑似被盗用、被冒用的，律师可以指导公司采取以下紧急措施，防止公司出现损失或阻止损失的扩大：

（一）立即报警

向企业所在地公安机关报案，取得《受案回执》作为后续因证照被不当使用或被非法盗用、冒用的免责证据。报案时应尽可能提供证照信息、遗失过程、可疑人员等线索；

（二）挂失登记

登报：公章、法定代表人章、财务专用章、营业执照等重要印章证照应在省级以上公开发行的报刊刊登遗失和作废声明，声明需包含企业全称、证照名称、证照编号（如有）、遗失时间等；

网上公示：可以登录国家企业信用信息公示系统（上海）（http://sh.gsxt.gov.cn/）公告遗失和作废。该种方式可由法定代表人或者授权人员操作，易操作、时效快，对预防公司证照失控造成公司损失非常重要。

（三）暂停使用

证照遗失或疑似被盗用、冒用情况下，公司采取报警、挂失措施同时，可以通过企业内部OA系统、邮件、企业微信等方式通知全体员工，自遗失公告发布之日起原证照暂停使用，审慎使用旧版扫描件等；为防止交易相对人援引表见代理制度等造成公司损失，公司应当同时通知重要合作伙伴，采取预防措施避免交易风险。

第四十六条 【补办证照申请材料】根据发证机关的要求，及时补办证照的申请材料。通常包括：

（一）《补办证照申请表》，需法定代表人签字并加盖公司公章；

（二）刊登遗失公告的报纸原件及公示系统公告截图；

（三）公司最新的营业执照，若营业执照本身遗失，则提供其他身份证明文件；

（四）法定代表人身份证明文件；

（五）经办人授权委托书及身份证明文件；

（六）发证机关要求提供的其他证明文件。

【律师工作提示】公司因股东纠纷、股权转让纠纷等引起公司证照纠纷的，公司或股东、董事、经理以虚假的遗失或疑似被盗用、被冒用为由，进行虚假报案、或进行虚假登记挂失的，欺骗公司登记机关申请补办公司证照的，存在补办的公司证照被缴回、公司负责人、授权人员和经办人员被行政处罚的风险。律师应严格审查遗失事实的真实性，避免参与或协助当事人进行虚假操作，防范自身执业风险。

第三节  证照被占用

第四十七条 【占用情形分类】实务中一般有以下几类证照被占用情况：

（一）内部侵占型：董事、高管利用职务便利，将保管的证照占用（如财务总监离职前私藏财务章）；

（二）离职未交型：员工离职时未按劳动合同约定，或公司规章制度规定移交证照（如销售岗位持有合同专用章）；

（三）变更拒交型：原法定代表人或者原股东完成工商变更登记后，拒绝移交证照，常见于公司股权转让纠纷中，引发诉讼较多；

（四）股东争夺型：公司股东矛盾激化时，一方强行占有公司证照（如公章抢夺战）；

（五）越权持有型：授权期限届满或权限终止后，仍继续持有证照（如分公司负责人被取消任命后拒绝返还）；

（六）外部侵占型：合作方、客户等外部主体以“业务需要”等理由不及时归还借用的证照，此种情形背后一般牵扯公司股东内部矛盾，公司内部矛盾与外部纠纷搅合在一起。

第四十八条 【救济措施途径】证照被占用的情况下，可参照如下途径采取救济措施：

（一）协商解决。律师可协助公司与占有人进行沟通协商，明确要求其返还证照，并告知其占用证照的法律后果，争取通过非诉方式解决争议，协商过程应注意留存沟通记录。

（二）发送律师函。若协商无果，律师可受公司委托向占有人发送律师函，正式提出返还证照的要求，并设定合理的返还期限，同时表明若不按期返还将采取进一步法律措施。律师函应内容严谨、依据充分，并保留送达凭证。

（三）申请先予执行。在占有行为已严重影响公司正常运营或存在证照被滥用重大风险，且证据充分、情况紧急的情形下，律师可代理公司向法院申请先予执行，要求占用人立即返还证照，以防止对公司经营造成难以弥补的损害。申请时需提供充分证据证明情况紧急及必要性。

（四）提起诉讼。在协商和发送律师函均未能解决问题的情况下，律师可代理公司向法院提起诉讼，请求法院判令占有人返还证照，并可要求其承担因占用证照给公司造成的损失。诉讼策略应结合证据情况、被告身份及公司诉求综合制定。

（五）申请行为保全。在诉讼过程中，为防止占用人进一步转移或损毁证照，律师可代理公司向法院申请行为保全，请求法院责令占用人立即停止侵害行为，并返还证照。行为保全的申请应符合法定条件，并提供相应担保。

【律师工作提示】

提起诉讼时，需要注意区分证照被占用的不同类型，适用的民事案由不同。公司外部人员，包括离职的董事高管、离职员工、外部合作方持有公司证照拒绝返还的，一般适用《民事案件案由规定》中的“返还原物纠纷”案由；如果离职董事、高管和员工因与公司劳动合同纠纷而拒绝返还证照的，则适用劳动争议案件案由；如果公司法定代表人、公司股东以及根据股东会或董事会决议授权持有公司证照而拒绝返还引发纠纷的，通常适用《民事案件案由规定》中的“公司证照返还纠纷”案由。

律师在采取协商、发送律师函、提起诉讼等措施时，应评估证据充分性和紧急性，优先申请先予执行或行为保全，防止证照被转移或遭受损毁。同时，应注意不同救济途径的时效要求与程序特点，为当事人选择最有利的策略组合。

第四节  人章分离

第四十九条 【人章分离定义】“人章分离”是指在公司运营过程中，公司的法定代表人与公司的公章、财务章、合同章、营业执照正副本等核心证照由不同主体实际控制或支配，导致法定代表人无法依其职权正常、合法地代表公司行使权利、履行义务的状态。这种状态可能导致公司对外意思表示陷入混乱，内部治理机制失灵。

第五十条 【人章分离风险】“人章分离”状态可能导致公司内部治理的失衡与权力冲突，并导致对外意思表示混乱，签订的合同效力待定或引发争议，公司诉讼主体资格认定困难，融资与经营活动受阻，甚至可能引发对公司及责任人员的行政处罚或刑事风险。实践中，“人章分离”常伴随公司控制权争夺，处理不当可能对公司信誉和经营造成严重损害。

第五十一条 【人章分离纠纷类型】引起“人章分离”纠纷，主要包括：

（一）股东之间因争夺公司控制权发生纠纷；

（二）新旧股东之间因公司股权转让发生纠纷；

（三）公司董事和高管因争夺公司管理权发生纠纷，实质仍为股东争夺公司控制权之争；

（四）总公司与分公司之间发生的纠纷。

第五十二条 【人章分离应对措施】出现“人章分离”纠纷的，除采取必要的紧急救助措施外，一般针对引发“人章分离”的不同类型，分别采取相应的措施：

（一）股东之间因争夺公司控制权发生纠纷的，遵循公司利益优先原则，基于公司登记主义，法定代表人的意志视为公司意志，法定代表人可签署文件，以公司名义要求返还公司证照；持有公司证照一方股东与公司利益一致的，可以通召开股东会、董事会，决议变更法定代表人等方式，据此合法持有公司证照；

（二）因公司股权转让发生纠纷进而引发新旧股东间产生公司证照纠纷的，应优先根据股权转让协议完成公司的股东、法定代表人、董监高的工商变更登记，据此取得合法持有公司证照资格；

（三） 及时根据市场监督管理局的规定申请补办相关公司证照资料；

（四）诉讼纠纷在所难免，积极准备起诉或者应诉。

【律师工作提示】律师在处理“人章分离”纠纷时，需要特别注意股东会、董事会的召集程序和表决程序合法。程序瑕疵可能导致相关决议被撤销，进而影响后续的证照返还主张。在诉讼策略上，应综合运用公司决议效力确认证照返还、损害赔偿等诉请，全面维护公司合法权益。

第五节  风险防范

第五十三条 【风险防范体系构建】为防止公司出现印章证照的纠纷和风险，律师可从以下几个方面协助公司构建完善的风险防范体系：

（一）应明确证照管理的具体流程和责任人，通过制定详细的证照管理制度，确保证照的保管、使用、外借、归还等环节都有明确的记录和审批程序，实行闭环管理；

（二）针对关键岗位人员，如法定代表人、财务负责人等，在其离职或岗位变动时，严格执行证照交接手续，确保证照的连续性和安全性；

（三）对重要证照实行分级管理，根据证照的法律效力和使用频率划定不同的保密等级，并配置相应的保管设施与访问权限；

（四）对电子证照在授权使用环节，增强对授权的可追溯性，实现证照流转全程留痕，权限精细控制与使用实时追踪；

（五）建立定期的证照检查机制，对证照的保管情况、使用记录等进行全面审查，做到闭环管理，及时发现并纠正潜在风险点。

第五十四条 【明确权责】为防止因股东纠纷出现抢夺证照事件影响公司的正常经营，律师可以采取以下措施协助公司防范风险：

（一）遵循公司股东的一致意见，通过参与公司章程的制定或修订，明确股东之间的权利义务关系，特别是关于证照保管和使用的条款、涉证照保管使用条款的修改，均须在源头上进行设计，减少纠纷发生的可能性；

（二）依法召开股东会、董事会，形成有效股东会决议或董事会决议文件，依法进行公司登记事项的变更登记；

（三）针对潜在的股东对抗行为，提前拟定风险防控预案，明确报警、公告、挂失、补办等流程的责任分工与时间节点，确保事件发生后能够快速反应、有效控制局面，最大限度降低对公司信誉与经营秩序的冲击。

第五十五条 【重新任命负责人】分公司负责人可能不当使用证照损害公司权益的，律师可以指导公司通过依法召开股东会、董事会等方式重新任命分公司负责人，并依法收回分公司证照。

第五十六条 【授权限范围】为防止授权人员超出授权范围不当使用公司印章证照给公司造成迅速，律师可以指导公司：

（一）完善授权文书的内容，明确授权范围、使用期限及具体用途，避免概括性授权；

（二）建立用印登记制度，对每次印章证照的使用情况进行详细记录并由专人审核；

（三）定期对授权执行情况进行监督检查，发现越权行为及时采取措施予以纠正，并追究相关人员责任；

（四）做好证据保全，便于追回公司损失。

第五十七条 【外借风险提示】律师可以提示公司证照外借的风险：

（一）证照外借可能使公司卷入金融欺诈、非法经营、违规担保等重大法律纠纷，即使公司未实际参与，但基于证照出借形成的外观信赖，债权人或受害人有权要求公司在证照被滥用范围内承担民事责任；

（二）在特许经营、挂靠、承包等特殊合作模式中，如确需授权合作方使用公司证照，必须在具有法律效力的协议中明确限定使用范围、责任划分及违约后果，此类协议应设置高额违约金条款，并建立严格的证照使用的闭环管理制度；

（三）公司董事、监事、高级管理人员因证照外借给公司造成损失的，应当承担相应的赔偿责任。

第五十八条 【防冒用责任】提示公司预防证照被冒用的风险，根据《民法典》关于表见代理的规定，公司因内部管理不善即存在管理过失导致证照被冒用的，需对善意第三人承担相应的法律责任。因此，公司必须加强内部管理，完善证照保管与使用制度，从源头上杜绝冒用风险。

第五十九条 【冒用救济报案】公司证照疑似被冒用或者被盗用的，可参照本指引本章有关规定采取救济措施。同时，律师应协助公司评估风险程度，必要时立即启动刑事报案程序，追究行为人的刑事责任。

第六十条 【法定代表人法律责任】法定代表人在公司证照纠纷中依法承担法律责任。

法定代表人作为公司代表，应当依法保管和使用公司证照。根据《公司法》第十一条规定，法定代表人履职不当造成公司承担民事责任的，公司可以在承担民事责任后，依照法律或者公司章程的规定，有权向有过错的法定代表人追偿。

第六十一条 【股东法律责任】股东在公司证照纠纷中依法承担法律责任。

股东不得占用公司证照。如股东擅自占用证照，公司可以要求其返还；若股东行为损害公司和其他股东利益，公司可以要求股东在过错范围内承担赔偿责任。

第六十二条 【董监高法律责任】公司董事、监事和高管在公司证照纠纷中承担的法律责任：

根据《公司法》第一百八十一条规定，董事、监事、高级管理人员对公司负有勤勉义务，执行职务应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意，既包括对公司证照谨慎管理的勤勉义务，也包括避免利用职务便利或滥用证照谋取私利的忠实义务。

根据《公司法》第一百八十八条规定，董事、监事、高级管理人员执行职务违反法律、行政法规或者公司章程的规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。

第六十三条 【其他主体法律责任】其他责任主体的法律责任：

公司员工或其他被授权人员占用证照造成公司损失的，除应当依法返还公司证照外，还需要依法对公司承担损失赔偿责任。

公司员工或其他被授权人员行为违反公司证照法律法规的，依法承担相关法律责任。

【律师工作提示】律师应协助公司建立证照动态管理和检查机制，重点防范股东纠纷中的证照抢夺事件和被授人员的越权使用风险，提前拟定应急预案，降低运营风险。律师在追究相关人员法律责任时，可以综合运用民事、行政、刑事手段，但需注意举证难度和责任竞合问题，避免诉求过高或证据不足引起律师的执业风险。在非诉服务中，律师的角色更多是风险预警、制度构建与合规指导，应保持专业审慎，避免过度参与公司内部决策或操作。

第五章 附则

第六十四条 【指引制定依据】本指引的起草主要依据以下法律、法规、部门规章、司法解释和规范性文件的规定：

（一） 《中华人民共和国公司法》；

（二） 《中华人民共和国民法典》；

（三） 《中华人民共和国公司登记管理条例》；

（四） 《中华人民共和国市场主体登记管理条例》；

（五） 《中华人民共和国市场主体登记管理条例实施细则》；

（六） 《公司登记管理实施办法》；

（七）《防范和查处假冒企业登记违法行为规定》。

第六十五条 【指引成稿日期】本指引成稿于2025年11月10日。本指引内容仅依据该期限以前国家相关法律、法规、部门规章、规范性文件以及法院的司法解释等为依据。

第六十六条 【指引性质声明】本指引由上海市律师协会公司与商事专业委员会起草，并非强制性或规范性规定，仅供律师在办理相关业务时参考。

 

执笔人：

邓海虹   上海申同律师事务所

李 剑    上海七方律师事务所

黄培明   上海市金石律师事务所

王 丽    上海汉盛律师事务所

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1:《XXX有限公司印章证照管理制度》（示例）

 

XXXX有限公司

印章证照管理制度

 

第一章 总则

第一条 为了规范XX有限公司及下属各子公司、分公司（以下统称“公司”）印章的刻制、保管、使用的程序，营业执照正副本保管、使用、补办的程序，法定代表人身份证件影印本的保管、使用的程序，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及下属各子公司、分公司及各职能部门。

第三条 本制度所称证照，一般指公司、子公司、分公司的营业执照、法定代表人身份证影印件、其他代表公司的权利凭证。

第四条 本制度所称印章包括所有冠名为“xxx有限公司”及所有下属子公司“xxx有限公司”、分公司“xxx有限公司xx分公司”的印章，包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章和各职能部门的部门印章、业务使用印章。

第五条 公司总经理办公室负责印章证照的刻制、需求统计及验收，负责印章的具体刻制、印章的发放、作废印章的回收并做好相应的台账记录。证照保管人主要负责印章证照的日常保管，并做好使用、借用、收回等的记录。

第二章 印章的刻制

第六条 各部门印章若损坏或拟新增，可申请刻制新印章。总经理办公室刻制公司印章完成后进行登记备案，负责发放至各部门同时做好发放登记台账。

第七条 各部门若需刻制部门印章、业务使用印章应先经部门经理审批，再交各分管负责人复核，最终由总经理核准后方可通知行政部刻制。

第八条 公司总部及下属各子公司、分公司的公章、财务专用章、合同专用章的刻制应先交各分管负责人审核后，再交总经理核准后方可通知行政部刻制。

第九条 公章一律不得私自刻制及使用，一经发现，将追究当事人的法律责任。

第三章 印章证照的保管

第十条 各部门到总经理办公室领取公司印章后，必须指定专人进行保管，明确职责，并由总经理办公室做好备案工作。

第十一条 若在保管期限内出现异常情况，如遗失、损坏、逾期借出未还等，必须立即向总经理办公室反映，以便迅速作出相应的处理方案，避免不必要的损失。

第四章 印章证照的申请与使用

第十二条 各部门需盖公章时必须填写《印章证照使用审批表》并经核准之后至公章保管员处签字领取。

第十三条 公司指定印章保管人，由用章需求部门填写《印章证照使用审批表》，经分管负责人核准之后到公司指定印章保管人处签字领取或申请文件上盖章。

第十四条 所有交给政府部门的文件，盖章申请人必须将复印件交由行政部门存档，存档文件应同步扫描件给公司分管负责人。

第十五条 盖章时如文件有多页，除盖章处盖章之外，需加盖骑缝章。盖章之后需由申请盖章部门将盖章内容复印一份交至证照保管人处与盖章申请一并存档。

第十六条 公章借出使用时需要提交经核准的盖章申请并在申请单上注明借出使用地点，盖章时需要至少有公司的两人同时在场，同时需要将盖章内容复印/拍照带回，并由盖章时在场的人员在复印件上签字。

第十七条 公司营业执照正副本的使用、法定代表人身份证影印件的使用参照公章的使用规定。

第十八条 部门印章的使用参照以上规定执行。

第十九条 保管人应严格按照台账规范登记印章证照使用记录，台账中应明确注明使用人、使用日期、使用用途等信息，并附借用人签署的原始审批表凭证。

第五章  附则

第二十条 本制度由公司总经理办公室负责解释。

第二十一条 本制度未尽事宜，按有关法律、行政法规和规范性文件及公司《章程》的规定执行。本制度的相关规定如与日后颁布或修改的有关法律、法规、规章和依法定程序修改后的公司《章程》相抵触，则应根据有关法律、法规规章和公司《章程》的规定执行。

 

 

附件2：《印章证照使用审批表》（示例）

（备注：1.签名时同时签注时间，具体到小时和分；2.保管人和审批人应核实证照借用的用途，并跟踪归还时间；）